1. Cine prelucrează
SUSTAINABLE EDTECH ROMANIA S.R.L., CUI 41226189, Timișoara („noi"). Contact pentru protecția datelor: contact@contractwin.ro. Nu avem obligația numirii unui DPO și nu am numit unul (de re-evaluat la creșterea volumului de CV-uri procesate).
2. Rolul nostru dublu — cheia acestei politici
- Operator pentru: datele de cont (nume, email, rol), datele de facturare, jurnalul de utilizare și securitate, comunicările cu noi. Pentru acestea răspundem direct față de persoanele vizate — această politică le acoperă.
- Persoană împuternicită pentru: conținutul pe care clienții îl încarcă sau îl generează în platformă (documente, contracte de referință, CV-uri și date ale experților, oferte). Pentru acestea operatorul este clientul (angajatorul/partenerul persoanelor vizate), iar prelucrarea e guvernată de DPA. Dacă ești expert al unei firme cliente și vrei să îți exerciți drepturile asupra CV-ului tău, adresează-te firmei respective; noi o sprijinim conform DPA.
3. Ce prelucrăm ca operator, de ce și cât
| Date | Scop | Temei | Cât |
|---|---|---|---|
| Nume, email, rol utilizator | contul, autentificarea (magic link), notificări | contract (art. 6(1)(b)) | durata contractului; purjate la ștergerea contului |
| Date firmă (denumire, CUI, adresă) | contract, facturare, e-Factura | contract + obligație legală (6(1)(c)) | durata contractului + 5 ani fiscali |
| Jurnal de audit (cine ce a făcut) | securitate, trasabilitate, litigii | interes legitim (6(1)(f)) | 3 ani (Politica de retenție) |
| Jurnal tehnic (loguri server) | securitate, diagnoză | interes legitim | 90 de zile |
| Emailuri către noi (feedback, suport) | suport, îmbunătățirea produsului | interes legitim | pe durata relației |
Nu facem profilare a utilizatorilor, nu vindem date, nu folosim analytics terți și nu trimitem comunicări comerciale fără temei (dacă apare newsletter: opt-in separat).
4. Inteligența artificială și datele tale
Analizele și documentele generate folosesc Azure OpenAI și Azure AI Translator (Microsoft, regiunea UE — Suedia). Conținutul trimis modelelor este cel al documentelor de licitație și al datelor încărcate de client. Datele nu sunt folosite la antrenarea modelelor conform angajamentelor Microsoft.
Transparență (C17): Azure OpenAI aplică o monitorizare anti-abuz în care fragmente din conținutul trimis pot fi revizuite de personal autorizat Microsoft, în UE. Am solicitat (de solicitat) excluderea de la această monitorizare (Limited Access); până la aprobare, acest fapt este declarat aici și în DPA.
5. Cui divulgăm
Subîmputerniciții și furnizorii sunt listați public în Lista subîmputerniciților (SUBIMPUTERNICITI.md, publicată pe site): Microsoft Azure (găzduire + AI, UE/Suedia), EasyBill (facturare, România). Toate prelucrările au loc în UE; nu există transferuri în afara SEE. Divulgăm date autorităților doar la cerere legală.
6. Drepturile tale (ca persoană vizată față de noi ca operator)
Acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție — prin contact@contractwin.ro; răspundem în cel mult o lună. Plângeri: ANSPDCP (dataprotection.ro). Pentru firmă: administratorul contului are exportul complet și ștergerea contului direct în aplicație (Setări), fără să ne ceară nimic.
7. Securitate
Izolare între clienți impusă la nivelul bazei de date (Row-Level Security), autentificare fără parole, criptare în tranzit, jurnal de audit, găzduire UE. Incidentele care implică date personale se notifică conform art. 33/34 GDPR.
8. Modificări
Versiunea curentă e publicată pe site cu data ei; modificările de substanță se anunță în aplicație cu 30 de zile înainte.