De la prima căutare la dosarul ofertei

1. Explorează piața publică pentru a vedea cine cumpără și cine furnizează în domeniul tău. Datele istorice te ajută să înțelegi piața; nu sunt o listă de licitații deschise.
2. În spațiul firmei, configurează ce livrezi. Lista de licitații și scorurile folosesc profilul și domeniile de căutare ale firmei.
3. Deschide o oportunitate pentru documente, cerințe, explicații și decizia echipei. Modulele disponibile și consumul permis depind de pachet.
4. Pentru pregătirea dosarului folosește un pachet cu ofertare. Revizuiește documentele generate și depune-le în portalul indicat de autoritate.

La final: Știi unde să cauți date de piață, unde lucrează echipa și unde se face depunerea efectivă.

Înainte să începi: Ai nevoie de acces la emailul contului și de câteva informații despre ce poate livra firma.

1. Intră în Setările firmei și completează identitatea: denumire, CUI și datele relevante pentru documente. Verifică să fie firma pentru care lucrezi.
2. Completează profilul cu servicii sau produse concrete, experiență și limite reale. Exemplu: „Livrăm echipamente IT și instalare în vestul țării; nu executăm lucrări de construcții”.
3. Configurează domeniile de căutare: coduri CPV, cuvinte relevante și excluderi. Începe cu un domeniu clar, apoi extinde-l dacă rezultatele sunt prea puține.
4. Deschide Licitații și alege o oportunitate cu termen deschis. Citește obiectul achiziției, valoarea, autoritatea și documentele disponibile.
5. Verifică o cerință importantă în documentul original și compar-o cu informațiile firmei. Notează ce lipsește înainte de a decide participarea.
6. Salvează o decizie: Aplicăm, condiționat sau Nu. Pentru un caz incert, păstrează explicit condiția de îndeplinit și discut-o cu evaluatorul tehnic.

La final: Profilul firmei este completat și ai o oportunitate verificată, cu o decizie sau o condiție concretă de clarificat.

1. Deschide pagina de autentificare și introdu exact adresa asociată contului sau invitației tale.
2. Apasă „Trimite link de autentificare” și deschide cel mai recent email primit. Verifică și Spam dacă nu îl găsești.
3. Deschide linkul și apasă „Continuă în ContractWIN” pe pagina de confirmare. Nu trimite linkul altcuiva.
4. După intrare, verifică firma afișată. Dacă ai folosit altă adresă, deconectează-te și reia cu adresa corectă.

La final: Ajungi în spațiul firmei sau la pagina pentru care ai cerut autentificarea.

1. Caută firma prin CUI sau nume ori explorează o autoritate contractantă. Confirmă că ai ales entitatea corectă.
2. Alege perioada și categoriile relevante. Numărul contractelor și valoarea lor răspund la întrebări diferite; verifică ce indicator este selectat.
3. La comparații, urmărește diferența dintre cumpărări directe și contracte atribuite prin proceduri. Datele pot avea date de acoperire diferite.
4. Citește nota despre actualizarea sursei. Un import recent nu înseamnă că toate tranzacțiile recente sunt deja publicate.
5. Pentru oportunități la care încă poți participa, treci în lista de licitații a firmei și verifică termenul.

La final: Poți folosi istoricul pentru prospectare fără să confunzi un contract atribuit cu o oportunitate deschisă.

1. Începe cu oportunitățile care așteaptă o decizie. Deschide analiza și verifică blocajele înainte de a aproba participarea.
2. Urmărește termenele apropiate și alocă timp pentru clarificări, verificări și semnare, nu doar pentru generarea documentelor.
3. Deschide dosarele la care lucrați pentru a verifica stadiul și documentele disponibile.
4. Dacă nu există activitate încă, completează profilul și domeniile de căutare. Indicatorii reflectă datele firmei, nu un exemplu demonstrativ.

La final: Știi ce merită atenție azi și poți continua direct lucrul la o licitație sau la un dosar.

1. Deschide Licitații și caută după titlu sau numărul anunțului. Restrânge după țară, sursă, scor sau termen, folosind filtrele disponibile.
2. Alege o vedere și un nivel de detaliu potrivite. Dacă un control nu este vizibil în vederea simplă, deschide detaliul licitației.
3. Verifică cine cumpără, obiectul, termenul și valoarea estimată. Valoarea estimată nu este prețul la care trebuie să ofertezi.
4. Deschide oportunitatea pentru cerințe, dovezi și documente. Decizia rapidă este utilă după această verificare.
5. Dacă un rezultat dispare după decizie, verifică filtrul „De decis” sau starea selectată. Deciziile schimbă încadrarea, nu șterg oportunitatea.

La final: Ai o listă scurtă de oportunități relevante pentru echipa ta.

1. Citește rezumatul și verifică termenul, obiectul și documentația disponibilă. Lipsa documentelor poate limita analiza.
2. Deschide „Ce te poate elimina” și urmărește fiecare cerință importantă. Un blocaj semnalează că trebuie verificată o condiție de participare.
3. Deschide citatul și documentul indicat. Compară pasajul cu cerința completă, eventualele loturi și clarificările autorității.
4. La „Acoperim / Parțial / Nu putem” sau „Răspunde — cum stați de fapt?”, descrie situația reală și dovada disponibilă. Nu marca drept acoperit ceva ce firma încă nu poate demonstra.
5. Folosește „Esențial / Detaliat / Complet” pentru a vedea mai mult context. În chat, cere sursa răspunsului și verifică-o înainte să o folosești în ofertă.
6. După documente sau informații noi, cere reanalizarea dacă este necesară și ai consum disponibil. Așteaptă noul rezultat înainte de a te baza pe el.

La final: Ai cerințe verificate și o listă clară de blocaje sau informații de completat.

1. În licitație, deschide Documente și verifică dacă sunt prezente fișa de date, caietul de sarcini, formularele și clarificările relevante.
2. Dacă lipsesc fișiere, încearcă aducerea documentelor prin controalele disponibile. Pentru portaluri care cer autentificare sau CAPTCHA, folosește încărcarea manuală.
3. Descarcă fișierele de la autoritate și încarcă-le la oportunitatea corectă. Verifică numele și conținutul; nu încărca documente ale unei alte licitații.
4. Pentru documente scanate, verifică dacă textul a fost recunoscut corect. Un tabel sau un număr citit greșit poate modifica interpretarea.
5. Unde există traducere, compară pasajele decisive cu originalul. După completarea documentației, cere reanalizarea când este necesar.

La final: Dosarul sursă este complet în măsura disponibilității documentelor, iar echipa știe ce mai lipsește.

1. Verifică cerințele de participare, capacitatea tehnică, resursele și termenul disponibil.
2. Discută cu responsabilul comercial și evaluatorul tehnic. Dacă există evaluare pe loturi, urmărește lotul pentru care iei decizia.
3. Alege Aplicăm, condiționat sau Nu. Pentru o participare condiționată, notează ce trebuie rezolvat, de cine și până când.
4. Dacă apar informații noi, actualizează decizia și verifică ce urmează pentru dosarul ofertei.

La final: Colegii văd aceeași decizie și înțeleg condițiile de participare.

Înainte să începi: Ai nevoie de un pachet cu ofertare, consum disponibil, documentația licitației și datele firmei completate.

1. Înregistrează decizia de participare pe licitație și verifică cerințele sau condițiile rămase nerezolvate.
2. Folosește acțiunea de pregătire a dosarului. Prelucrarea poate dura câteva minute; urmărește starea și nu lansa repetat aceeași cerere.
3. Deschide dosarul când documentele devin disponibile. Verifică propunerea tehnică, formularele, anexele și componenta financiară disponibile pentru acel caz.
4. Caută rubrici necompletate, afirmații fără dovadă, valori și termene greșite. Verifică numele firmei, semnatarul, lotul și cerințele de format ale autorității.
5. Descarcă documentele editabile sau pachetul disponibil. Completează anexele și dovezile care trebuie furnizate de echipă.
6. Cere verificarea responsabililor, semnează conform cerințelor și depune în portalul autorității. Păstrează confirmarea depunerii; descărcarea ZIP-ului nu este o depunere.
7. Când afli rezultatul, înregistrează-l în oportunitate, unde această opțiune este disponibilă, pentru a păstra evidența participării.

La final: Ai un pachet verificat pentru depunere și știi ce documente sau acțiuni mai trebuie asumate de echipă.

1. În Setările firmei, completează identitatea legală și informațiile folosite la ofertare.
2. Descrie capacitățile concrete: ce livrezi, experiență, certificări, zone acoperite și limitări. Actualizează profilul când situația se schimbă.
3. În domeniile de căutare, selectează CPV-uri și cuvinte specifice. Excluderile ajută la eliminarea oportunităților evident nepotrivite.
4. Configurează sursele și notificările relevante. Accesul la unele piețe depinde de pachet.
5. Salvează și verifică ulterior rezultatele. O modificare de profil nu rescrie automat toate analizele deja făcute.

La final: Căutarea și analiza au o descriere actuală și verificabilă a firmei.

Înainte să începi: Gestionarea utilizatorilor necesită rolul de administrator al firmei sau de operator autorizat.

1. Deschide Setări → Utilizatori și verifică echipa existentă înainte să adaugi un cont nou.
2. Adaugă colegul folosind adresa corectă și rolul potrivit responsabilităților sale. Verifică explicațiile și opțiunile din pagină.
3. Comunică-i adresa platformei și faptul că autentificarea folosește emailul înregistrat. Nu partaja propriul link de acces.
4. La schimbarea responsabilităților, actualizează rolul. Când un coleg pleacă, dezactivează accesul din administrarea utilizatorilor.
5. Pentru activitatea echipei, folosește raportul disponibil administratorilor și managerilor. Absența unei acțiuni în raport nu dovedește că persoana nu a lucrat în afara platformei.

La final: Fiecare coleg are propriul cont și drepturi potrivite.

1. Deschide Abonament și consum. Verifică planul curent, modulele incluse și cât ai folosit din fiecare plafon.
2. Pentru schimbarea pachetului, administratorul firmei alege opțiunea disponibilă. Dacă plata online este activă, continuă în pagina de plată securizată.
3. După revenire, verifică starea abonamentului. Activarea depinde de confirmarea plății; simpla deschidere sau închidere a paginii de plată nu este o confirmare.
4. Folosește „Gestionează abonamentul” pentru opțiunile disponibile în portal: metoda de plată, istoricul și anularea. Citește data până la care rămâne accesul activ.
5. Pentru plăți eșuate, urmărește mesajul și data afișate în cont și actualizează metoda de plată. Dacă ai plătit prin transfer, cere verificarea încasării echipei ContractWIN.
6. Păstrează dovada plății și factura fiscală. Dacă lipsesc sau datele de facturare sunt greșite, raportează problema și referința plății, fără date de card.

La final: Știi ce ai cumpărat, ce consum mai ai și unde gestionezi plata.

1. Deschide Alerte și verifică domeniile urmărite și destinatarii afișați.
2. Pentru rezultate prea generale, restrânge domeniile de căutare, CPV-urile sau cuvintele-cheie înainte de a schimba frecvența.
3. Verifică setările de notificare și adresele de email. Folosește doar colegii care trebuie să primească aceste informații.
4. Când primești o oportunitate prin email, deschide-o în platformă și verifică termenul și documentele actuale.

La final: Alertele ajung la colegii potriviți și reflectă ce caută firma.

1. Verifică firma în care lucrezi înainte să încarci documente sau să schimbi date.
2. Nu partaja linkurile de autentificare, tokenurile conectorului. Regenerarea unui token pierdut îl înlocuiește pe cel anterior.
3. Încarcă doar documente pentru care ai drept de utilizare și care sunt necesare activității.
4. Dacă vezi informații care par să aparțină altui client, oprește lucrul pe acea pagină și raportează imediat contextul prin Feedback.

La final: Accesul și documentele sunt gestionate responsabil de echipă.

1. În Setări, folosește exportul datelor personale pentru datele contului tău sau „Datele voastre, la voi” pentru exportul firmei, dacă ai dreptul necesar.
2. Descarcă arhiva ZIP și citește README-ul inclus. Datele structurate sunt fișiere JSON UTF-8, organizate pe categorii: cont, utilizatori, licitații, decizii, rezultate, analize, oferte, cunoștințe și jurnal.
3. Fișierele încărcate în baza de cunoștințe vin în formatul original, cu manifestul lor. Documentația publică a licitațiilor se descarcă separat din licitație, conform explicației din arhivă.
4. Înainte de ștergere, păstrează exportul și verifică facturarea. Citește confirmarea și termenul de grație afișate în Setări.
5. Cererea poate fi anulată în perioada de grație indicată. După ștergerea definitivă, datele eliminate nu mai pot fi recuperate din cont.

La final: Ai o copie utilizabilă a datelor și înțelegi efectul unei cereri de ștergere.

1. Rămâi pe pagina unde apare problema și notează ce încercai să faci și ora aproximativă.
2. Deschide Feedback și alege problema, întrebarea sau sugestia potrivită.
3. Descrie pașii: „Am deschis licitația…, am apăsat…, mă așteptam la…, dar s-a întâmplat…”. Include numărul anunțului dacă este relevant.
4. Atașează o captură sau contextul disponibil dacă ajută. Verifică înainte să nu conțină linkuri personale de acces, tokenuri sau date de card.
5. Trimite mesajul și păstrează referința afișată pentru discuțiile ulterioare.

La final: Problema ajunge la echipă cu suficiente informații pentru verificare.

Înainte să începi: Ai nevoie de dreptul de administrator al platformei. Un cont obișnuit sau un administrator de firmă nu poate citi datele comerciale ale celorlalți clienți.

1. Deschide Administrare → Privire de ansamblu. Verifică plățile restante, anulările programate, contactele scadente și cererile de ștergere.
2. În Clienți și abonamente, caută firma prin nume, CUI sau email. Filtrează după situație și deschide fișa clientului.
3. În fișă, verifică administratorul de contact, echipa și starea abonamentului. Adaugă o notă internă cu următorul pas și data de revenire. Ultima notă stabilește urmărirea curentă; „Încheiat, fără revenire” o închide.
4. Verifică Plăți și facturi pentru comenzi finalizate, încasări, încercări eșuate și ciorne sau facturi finale. Starea unui plan nu este dovada încasării. Sumele de pe dashboard sunt brute, pe monedă, fără rambursări și comisioane.
5. În Feedback, filtrează mesajele după Nou, În lucru sau Rezolvat și actualizează starea pe măsură ce le verifici. Schimbarea stării nu trimite automat un răspuns clientului. Folosește Utilizare pentru activitatea și costurile AI. Starea datelor are raport separat, ca verificările surselor mari să nu întârzie dashboardul.
6. Pentru suport în spațiul firmei, apasă „Deschide spațiul clientului”. Verifică bannerul cu numele firmei; comutarea este înregistrată. Revino la contul tău din banner când ai terminat.
7. La clienții fără abonament online în curs poți modifica planul manual. Aceasta schimbă accesul, fără să încaseze bani. Abonamentele online în curs se modifică în Stripe.

La final: Ai o rutină zilnică de administrare și o evidență internă a relației cu fiecare client.