Dosarul ofertei: lista de verificare înainte de depunere

1. Creează registrul documentelor

Pornește de la fiecare cerință din documentație și notează documentul care o acoperă. Pentru fiecare fișier, înregistrează responsabilul, termenul intern, versiunea și starea: de pregătit, de verificat sau final.

Organizează copii de lucru separate de pachetul final. O structură utilă este: participare, propunere tehnică, propunere financiară și confirmări. Respectă însă structura și câmpurile cerute de portal la încărcare.

• Denumire și cerință acoperită.
• Sursă în documentație și formularul cerut, dacă există.
• Persoana care redactează și persoana care verifică.
• Versiune finală și locul încărcării.

2. Controlează participarea și reprezentarea

Verifică datele firmei, persoanele împuternicite și forma de participare. Dacă există asociere, subcontractare sau susținere, verifică documentele și responsabilitățile fiecărei părți, potrivit procedurii.

DUAE înseamnă Documentul unic de achiziție european. Când este solicitat, urmărește cerințele de completare și etapa la care se prezintă documentele justificative. Nu transforma o listă generică într-o cerință universală pentru toate achizițiile.

3. Verifică propunerea tehnică

Pentru fiecare cerință, indică soluția oferită și dovada. Menține consecvența între text, fișele tehnice, calendar, echipă și anexele ofertei. Formulări precum „respectăm toate cerințele” lasă neexplicat modul de îndeplinire.

Verifică dacă documentele cerute sunt prezente, lizibile și în versiunea finală. Eliminați comentariile interne, câmpurile necompletate și instrucțiunile rămase din template.

4. Refă calculele financiare

Verifică unitățile de măsură, cantitățile, prețurile unitare, totalurile și tratamentul TVA cerut în formulare. Controlează ipotezele privind durata, consumabilele, transportul, suportul și costurile partenerilor.

Compară prețul cu soluția tehnică finală. O modificare a echipei, cantității sau termenului poate schimba costul. Cere o validare finală de la persoana responsabilă de asumarea comercială.

5. Fă verificarea finală în portal

Controlează termenul actual, cerințele de semnare, dimensiunea și tipul fișierelor acceptate. Deschide fișierele finale și verifică semnăturile cu instrumentele potrivite. Rezervă timp pentru erori de încărcare sau acces.

Parcurge pașii din SEAP și verifică starea depunerii. Păstrează confirmările și desemnează persoana care urmărește comunicările. Pregătirea unui ZIP sau apăsarea unui buton de export în ContractWIN nu înseamnă că oferta a fost depusă.

• Toate cerințele au un răspuns și o dovadă verificate.
• Documentele tehnice și financiare sunt consecvente.
• Fișierele finale și semnăturile au fost controlate.
• Starea depunerii a fost verificată în portal.
• Un responsabil urmărește solicitările ulterioare.